De oorsprong van de kascommissie en waarom die controle onmisbaar is

Zodra mensen samen geld in een pot leggen, ontstaat de behoefte aan controle. Dat was al zo in de tijd van gilden, kerken en de eerste verenigingen. Niet omdat men elkaar per se wantrouwde, maar omdat geld zonder onafhankelijk toezicht kwetsbaar is. In Nederland werd in 1855 zelfs bij wet vastgelegd dat iedereen een vereniging mocht oprichten.(Nationaal archief, z.d.)

Die Wet van 20 mei 1855 maakte verenigingen mogelijk zonder koninklijke toestemming, al moesten verenigingen tot 1976 nog wel hun statuten laten goedkeuren door de Koning(in) om volledig rechtspersoon te worden. Het principe bleef echter hetzelfde: degene die het geld beheert, mag niet zelf de enige controleur zijn. Die scheiding van rollen, een basisregel van goed bestuur ligt ten grondslag aan de kascommissie zoals we die nu kennen.

De kascommissie als onafhankelijke tegenmacht

In elke gezonde organisatie bestaat er tegenmacht om de macht te balanceren. Niet om te dwarsbomen, maar om te corrigeren. Binnen een Vereniging van Eigenaars (VvE) vervult de kascommissie die rol als onafhankelijk controleorgaan. Het bestuur bestuurt, een beheerder voert vaak de administratie uit, en de kascommissie controleert vervolgens de financiële verantwoording.(De Vries & Lexys Advocaten, 2023) Zodra deze rollen door elkaar gaan lopen of één persoon alle macht heeft, ontstaan risico’s op fouten of misbruik. Daarom eist de wet dat een VvE jaarlijks een kascommissie van ten minste twee niet-bestuursleden benoemt als er geen andere vorm van toezicht is (zoals een raad van commissarissen of een accountant). Die commissie moet de financiële stukken nakijken en verslag uitbrengen aan de ledenvergadering. Dit is geen kwestie van wantrouwen, maar van goede governance: macht en verantwoordelijkheid worden gescheiden gehouden om fouten te voorkomen.

Waarom dit principe vandaag nog steeds geldt

Software, professionele beheerders en strakke jaarrekening-rapportages hebben de noodzaak van controle niet weggenomen. Sterker nog, juist omdat cijfers er tegenwoordig netjes en automatisch uitrollen, ontstaat het risico dat men minder kritisch kijkt. Cijfers kunnen er perfect uitzien en toch fouten of onvolledigheden bevatten. Denk aan een factuur die ontbreekt terwijl de kosten wel zijn geboekt, of een betaling die twee keer is verwerkt. Ook zien we vaak dat reserveringen worden genoemd zonder dat duidelijk is of ze voldoende zijn voor het toekomstig onderhoud, of dat bedragen op papier kloppen maar niet stroken met het meerjarenonderhoudsplan. Digitalisering verandert dit principe dus niet: er moet nog steeds inhoudelijk gecontroleerd worden. Een goede kascommissie pakt dit op en signaleert zulke fouten in een vroeg stadium alsdus (VVE Belang, 2025) juist ook wanneer alles “automatisch” lijkt te kloppen. Controle is daarmee geen achterhaald wantrouwensprincipe, maar een actuelere noodzaak dan ooit.

Gevolgen als kascontrole een formaliteit wordt

In de praktijk zie je helaas vaak hetzelfde patroon: de kascommissie bladert globaal door de cijfers, ziet geen enorme afwijkingen en adviseert dan de ledenvergadering om de jaarrekening goed te keuren. Daarmee krijgt het bestuur decharge en is de kous af. Maar ondertussen blijven belangrijke zaken liggen die niemand heeft gecontroleerd. Enkele voorbeelden die wij regelmatig tegenkomen:

• Ontbrekende stukken: uitgaven zijn niet met contracten of facturen onderbouwd in de administratie. Er worden bijvoorbeeld wel onderhoudskosten geboekt, maar de onderliggende factuur of overeenkomst is niet te vinden.

• Geen toetsing aan de begroting: er wordt niet gekeken of de werkelijke uitgaven aansluiten op de vooraf goedgekeurde begroting. Zonder zo’n vergelijking weet je niet of overschrijdingen toeval zijn of een structureel probleem.

• Onvoldoende reserveonderbouwing: reserveringen voor groot onderhoud worden genoemd, maar er is geen koppeling met een meerjarenplan. Misschien wordt er te weinig gereserveerd, of geld uit de reserve gehaald zonder duidelijk besluit.

• Niet opgevolgde correcties: fouten of aanbevelingen uit vorige jaren zijn niet hersteld. Als in het vorige verslag stond dat er iets miste of verkeerd geboekt was, is het de vraag of daar nu iets mee is gedaan.

De Algemene Ledenvergadering (ALV) verleent in zo’n geval decharge aan het bestuur, maar feitelijk tekent men blind voor cijfers die niemand echt heeft doorgelicht. Dat voelt misschien als een formaliteit (“het zal wel kloppen, niemand heeft grote vragen gesteld”), maar het is een gevaarlijke gewoonte.

Decharge is geen controle

Hier is het cruciaal om het verschil te begrijpen: decharge is niet hetzelfde als controle. Decharge betekent dat de vergadering het bestuur ontslaat van aansprakelijkheid voor het gevoerde financiële beleid, voor zover dat blijkt uit de gepresenteerde jaarstukken.

(Vereniging Eigen Huis, z.d.) Met andere woorden: men zegt eigenlijk “Op basis van wat wij gezien hebben, houden we het bestuur niet langer verantwoordelijk.” Maar als niemand kritisch heeft gekeken wat er precies is gezien, is die decharge weinig waard. Zonder grondige kascontrole wordt decharge een handtekening onder aannames in plaats van feiten. Het is dus geen garantie dat alles klopt maar het is hooguit een bevestiging dat er geen problemen zijn opgemerkt in de stukken die voorlagen. Een kascommissie die haar taak serieus neemt, zorgt ervoor dat de ALV decharge verleent op basis van gecontroleerde en begrepen informatie in plaats van op basis van mooi opgemaakte rapporten alleen.

Wat een kascommissie wel moet doen

Van een kascommissie hoef je geen volledige accountantscontrole te verwachten. Vrijwillige bewoners met beperkte tijd kunnen en hoeven niet elk bonnetje omdraaien. Wat wel nodig is, is focus op de juiste vragen en controles:

• Is de administratie volledig en kloppend? Zijn alle bankrekeningen, spaarrekeningen en kastellingen meegenomen? En staan tegenover alle uitgaven de juiste facturen of contracten?

• Sluiten de begroting en de realisatie op elkaar aan? Met andere woorden, komen de werkelijke kosten en opbrengsten enigszins overeen met wat begroot was, en zijn afwijkingen logisch verklaarbaar?

• Zijn de belangrijkste contracten en verplichtingen aanwezig en logisch? Denk bijvoorbeeld aan onderhoudscontracten, verzekeringspolissen en service-abonnementen. Als er bijvoorbeeld kosten voor een liftonderhoud staan, is er dan ook een contract of factuur van een liftbedrijf?

• Klopt de opbouw van de reserves met het meerjarenonderhoudsplan? Een kascommissie moet nagaan of de reservering voor toekomstig onderhoud voldoende is onderbouwd. Te weinig reserveren kan later voor problemen zorgen, te veel reserveren kan betekenen dat eigenaren onnodig veel betalen.

• Zijn opvallende posten verklaard? Bijvoorbeeld een eenmalige hoge uitgave of een correctie. Weet men waar die vandaan komt en is dat gedocumenteerd?

De kascommissie hoeft niet zelf alles uit te zoeken, maar ze moet weten wat ze moet controleren en welke vragen ze moet stellen. Het gaat erom dat het verhaal achter de cijfers duidelijk wordt. Als de cijfers afwijken van het verwachte of onduidelijkheden bevatten, moet de commissie dat benoemen. Daarmee geeft zij de leden inzicht. Uiteindelijk brengt de kascommissie verslag uit aan de ALV en adviseert ze of de cijfers al dan niet goedgekeurd kunnen worden. Die rol is onafhankelijk en adviserend. De kascommissie controleert namens de vereniging en legt verantwoording af aan de ALV.

Externe ondersteuning is soms nodig

In veel VvE’s bestaat de kascommissie uit één of twee betrokken bewoners die geen financiële achtergrond hebben. Dat is heel begrijpelijk (VvE’s zijn nu eenmaal verenigingen die (deels) draaien op vrijwilligers) en ook helemaal niet erg. Maar het betekent wel dat de kascommissie soms beperkte kennis heeft van boekhouden of van specifieke regelgeving. Externe ondersteuning inschakelen is dan geen overbodige luxe, maar juist een teken van goed bestuur. Het is absoluut geen zwaktebod om een deskundige mee te laten kijken wanneer je er zelf niet uitkomt sterker nog het laat zien dat je de controle serieus neemt. Een kascommissie kan bijvoorbeeld een extern VvE-controlerend expert of boekhouder vragen om bepaalde onderdelen van de administratie door te lichten of om advies te geven over de aanpak. Let wel: de kascommissie blijft degene die namens de leden het oordeel velt; externe hulp is er om te zorgen dat dit oordeel op feiten gebaseerd is. Juist door te erkennen wat je niet weet en daar hulp bij te zoeken, voorkom je dat fouten onopgemerkt blijven. Dit principe zien we ook terug in professioneel bestuur: goede bestuurders weten wanneer ze expertise moeten inroepen. Een VvE moet niet anders willen. Uiteindelijk gaat het erom dat de controle inhoudelijk klopt, niet dat de kascommissie alles zelf doet.

Kascontrole als fundament van vertrouwen

Goede controle leidt tot vertrouwen. Wanneer leden zien dat de cijfers echt gecontroleerd zijn en dat eventuele vragen of fouten boven tafel komen, groeit het vertrouwen in het bestuur en in de beheerder. De discussies op de ALV worden dan ook constructiever: men praat over de inhoud in plaats van over onzekerheden of vermoedens. Bestuurders die transparant zijn en controle omarmen, hoeven zich juist minder aangevallen te voelen. Vertrouwen is een basisvoorwaarde, maar vertrouwen alleen is niet genoeg: de controle moet ook goed geregeld zijn aldus Ouden en KasCommissieGids (2021). Door jaarlijks een degelijke kascontrole uit te voeren en daarvan verslag te doen, weten alle leden waar ze aan toe zijn. Problemen komen eerder aan het licht, vaak op een moment dat ze nog oplosbaar zijn. Bovendien werkt het preventief: een penningmeester of beheerder die wéét dat er goed wordt gecontroleerd, zal automatisch zorgvuldiger werken. Zo’n cultuur van “vertrouwen én verantwoording” zorgt voor rust binnen de VvE. Het financiële beheer wordt geen bron van twijfel of geruzie, maar een transparant onderdeel van het gezamenlijke belang.

Tot slot

De kascommissie is geen relikwie uit het verleden, maar een beproefd instrument dat al eeuwenlang helpt om gemeenschappelijke potjes gezond te houden. Gemeenschappelijk geld vraagt om onafhankelijke controle - altijd. Wat eeuwen geleden gold in kerken en gilden, geldt nog steeds voor moderne VvE’s. Wie dit principe serieus neemt, investeert niet alleen in kloppende cijfers, maar ook in rust, vertrouwen en goed bestuur binnen de VvE. En dát is uiteindelijk onmisbaar voor een gezonde vereniging van eigenaars die klaar wil zijn voor de toekomst.

Bronnen

De Vries, M. & Lexys Advocaten. (2023, 6 september). Samenstelling kascommissie VvE, hoe zit het nu echt? Lexys Advocaten. Geraadpleegd op 17 januari 2026, van https://lexysadvocaten.nl/samenstelling-kascommissie-vve-hoe-zit-het-nu-echt-

Nationaal archief. (z.d.). Verenigingen, 1855-1976. Nationaal Archief. Geraadpleegd op 17 januari 2026, van https://www.nationaalarchief.nl/onderzoeken/zoekhulpen/verenigingen-1855-1976

Ouden, M. D. & KasCommissieGids. (2021, 1 februari). Grote fraudes bij VvE’s. KasCommissieGids. Geraadpleegd op 17 januari 2026, van https://www.kascommissiegids.nl/uncategorized/grote-fraudes-bij-vves/

Vereniging Eigen Huis. (z.d.). Hoe een VvE is opgebouwd. Geraadpleegd op 17 januari 2026, van https://www.eigenhuis.nl/vve/bestuur-vve/de-structuur-van-een-vve

VVE Belang. (2025, 5 maart). Kascommissie - VVE belang. VvE Belang. Geraadpleegd op 17 januari 2026, van https://www.vvebelang.nl/kennisbank/algemeen/kascommissie/